Mariage, anniversaire, dîner d’entreprise… les moments importants se célèbrent autour d’un bon repas. Bien choisir et travailler avec un traiteur est donc la clef pour un événement réussi. Des services fréquemment proposés aux conseils pour bien collaborer, ce guide présente tout ce que vous devez savoir pour organiser une réception avec un traiteur.
Pour quelles occasions faire appel à un traiteur ?
Le traiteur est souvent associé à l’univers du mariage et aux événements d’entreprise. Ces réceptions réunissent un grand nombre d’invités et demandent une planification rigoureuse. Le traiteur permet de gérer la logistique du repas sans stress. Il garantit des plats de qualité, servis dans les temps, pour tous les invités.
Mais un traiteur peut aussi intervenir dans bien d’autres occasions. Vous pouvez faire appel à ses services pour tous type de réceptions. Par exemple :
- Anniversaire en famille ou entre amis
- Baptême ou communion
- Dîner de fête (Noël, Nouvel An, etc.)
- Brunch ou cocktail à domicile
Les prestations proposées par un traiteur
Les avantages de faire appel à un traiteur pour sa réception
> Un repas de qualité qui marque les esprits
Un traiteur, c’est avant tout un cuisinier professionnel. Il garantit un repas de qualité, des recettes originales et des portions généreuses pour tous les invités. Dans un contexte professionnel, c’est une opportunité de renforcer l’image de l’entreprise auprès de ses collaborateurs et partenaires. Dans un contexte privé, c’est aussi une bonne manière de faire plaisir à vos invités en leur offrant quelque chose qu’ils n’auront pas l’occasion de manger tous les jours.
> Des produits frais issus de fournisseurs de confiance
Le traiteur s’approvisionne auprès de producteurs et des fournisseurs qu’il connaît bien. De fait, un bon traiteur ne travaille qu’avec des produits de qualité et de saison. Il veille également à leur provenance et privilégie toujours les producteurs locaux. Cette exigence garantit fraîcheur, traçabilité et saveurs.
> Plus de temps à consacrer à vos invités
Le traiteur prend en charge tout ce qui entoure le repas : préparation des plats, installation du mobilier dans la salle, dressage des tables, rafraîchissement des boissons, nettoyage, rangement… Vous déléguez des tâches chronophages et restez disponible pour vos invités. Vous profitez pleinement de l’instant, sans courir après la logistique.
> Une flexibilité totale dans l’organisation
Le traiteur s’adapte à toutes vos contraintes : lieu de la réception, horaires, nombre de convives, ambiance… Selon votre budget et vos préférences vous pouvez choisir entre des recettes à la carte et un menu créé entièrement sur-mesure, un service à table ou un buffet…. Il tient également compte des allergies, des régimes alimentaires de vos invités et des contraintes spécifiques au lieu choisi.
> Des prestations regroupées pour réduire les coûts
En choisissant le bon traiteur vous n’avez besoin que d’un seul prestataire pour assurer le repas, le service, la décoration et le rangement de la salle. En cumulant les options, vous profitez la plupart du temps de tarifs préférentiels et vous économisez plus d’argent que si vous cumuliez les prestataires.
> Une maîtrise parfaite du timing
Le traiteur connaît parfaitement les contraintes horaires des réceptions. De l’apéritif au dessert, il planifie chaque temps fort en fonction du programme de votre événement. Il tient compte du temps de préparation, de cuisson et de service pour que vos invités n’aient jamais à attendre leur nourriture ni leurs boissons.
Les critères pour bien choisir son traiteur
Comment calculer le coût d’un traiteur pour une réception
Le tarif d’un traiteur varie fortement selon les réceptions. Pour établir un budget réaliste, voici les principaux éléments à prendre en compte :
- Le nombre d’invités : plus il y a de personnes à nourrir, plus les coûts de matières premières, de main-d’œuvre et de logistique augmentent.
- La formule choisie : un buffet coûte généralement moins cher qu’un repas servi à table car il ne nécessite pas (ou peu) de personnel.
- Le choix entre recettes à la carte ou menu sur-mesure : une formule « clé en main » est souvent plus économique. À l’inverse, des recettes personnalisées demandent un travail supplémentaire, donc un tarif plus élevé.
- Le style de cuisine demandé : des produits d’exception et des recettes gastronomiques sont évidemment plus onéreux qu’une cuisine familiale.
- Les besoins logistiques : le coût de la réception dépend aussi du matériel à fournir : vaisselle, mobilier, matériel de réchauffe, tentes ou barnums si la cérémonie en extérieur…
- La localisation des festivités : le traiteur peut demander un défraiement pour les réceptions prenant place loin de son atelier.
- La période : en haute saison (printemps-été), les traiteurs sont très sollicités. Les tarifs sont généralement moins élevés le reste de l’année, lorsque la demande est plus faible.
Organiser une réception avec un traiteur, étape par étape
Posez les bases
Avant toute prise de contact avec un traiteur, clarifiez les éléments suivants :
- Le nombre approximatif d’invités
- Le lieu envisagé
- La date souhaitée
Ces premières informations permettront au traiteur de savoir s’il peut répondre à votre demande.
Présélectionner des traiteurs
Recherchez les traiteurs dont les services couvrent le lieu de votre réception. Prenez le temps d’étudier leur carte, leurs tarifs et les photos de leurs réalisations. Retenez ceux qui correspondent le plus à vos besoins en termes de style culinaire et de budget.
Prenez contact et demandez des devis
Contactez les traiteurs présélectionnés pour leur demander un devis. Exposez leur clairement les détails de votre organisation : plus vous êtes précis, plus le devis sera juste.
Un bon devis doit être détaillé et transparent : formule (buffet ou repas à table), personnel prévu, matériel fourni, frais supplémentaires éventuels, etc. C’est aussi à ce moment-là que vous évaluez la réactivité et l’écoute du prestataire.
Signez le devis le plus adapté à vos besoins
Une fois que tous les traiteurs vous ont répondu, prenez le temps de comparer leurs offres. Optez pour celle qui correspond le mieux à vos attentes.
Le devis signé fait office de contrat. Assurez-vous qu’il réponde à tous les points discutés lors de votre premier contact avec le traiteur pour éviter les imprévus.
Organisez une dégustation
Cette étape n’est pas obligatoire mais elle vous permet de vérifier la qualité des recettes proposées et d’ajuster le menu si besoin. C’est important pour éviter les mauvaises surprises le jour J.
Certains traiteurs proposent une dégustation gratuite, d’autres la facturent. Dans les deux cas, il est recommandé de ne pas négliger cette étape.
Coordonner les derniers détails
Quelques semaines avant la date butoire, validez avec le traiteur :
- Les horaires d’arrivée et de service
- Les contraintes logistiques liées au lieu (accès, stationnement, branchements…)
- La répartition des rôles avec les autres prestataires (décoration, DJ, photographe…)
Le jour J : laissez faire les professionnels
Le jour de la réception, le traiteur prend le relais. Il gère la préparation, l’installation, le service, le rangement ou le nettoyage. Vous n’avez plus qu’à profiter de vos invités.
3 bonnes pratiques pour faciliter le travail du traiteur
> Transmettre les informations le plus tôt possible
Dès que votre choix est arrêté, communiquez au traiteur toutes les informations utiles :
- L’adresse exacte et les modalités d’accès au lieu de réception
- Le nombre définitif de convives et leurs spécificités (enfants, régimes spéciaux, etc.)
- Les horaires d’arrivée des invités et de début de service
- Les autres prestataires présents (DJ, loueur de matériel, etc.)
Plus ces éléments sont transmis tôt, plus le traiteur peut anticiper et organiser son travail efficacement.
> Respecter les horaires convenus
Le traiteur fait preuve de beaucoup de rigueur pour respecter les temps forts de votre événement. Rendez-lui la pareille en n’entravant pas son organisation.
Pour installer son matériel et gérer les derniers préparatifs, il arrive généralement plusieurs heures avant le début de la réception. Il est donc essentiel de garantir :
- Qu’il accède facilement au lieu, même avec un véhicule encombrant comme un camion réfrigéré.
- Qu’il puisse disposer des lieux à sa guise pour travailler dans les meilleures conditions.
- Qu’aucun obstacle ne gêne son travail (bâtiment fermé à clef, parking inaccessible, mobilier non livré, etc.)
> Prévoir un interlocuteur dédié le jour J
Une fois sur place, le traiteur doit coordonner son travail avec le programme de la réception. Pour lui simplifier la tâche, désignez une personne de confiance qui sera à ses côtés tout au long des festivités. Elle doit posséder toutes les informations pratiques pour répondre aux questions de l’équipe traiteur, gérer les imprévus et les demandes de dernière minute.