À présent, vous avez choisi la date et le lieu de votre fête, ainsi que les personnes invitées ! Il est maintenant temps de vous concentrer sur l’événement lui-même : S’agira-t-il d’un buffet ? Un repas assis ? Des boissons et des hors-d’œuvre uniquement ? Votre traiteur doit le savoir pour pouvoir vous fournir un devis et un menu précis.
Ainsi, vous gagnerez du temps et obtiendrez un devis optimisé dès le premier échange. Pour vous aider, nous avons rassemblé tous les détails que vous devez fournir à votre traiteur concernant votre événement :
Votre budget
Connaître votre budget pour l’événement est essentiel pour votre traiteur. Un service de cocktail livré ne coûte pas la même chose qu’un buffet chaud avec service et boissons, alors assurez-vous de donner à votre traiteur une fourchette claire (ou par personne) de ce que vous êtes prêt à dépenser. Cela lui permettra d’élaborer un menu optimisé pour vous, tout en respectant votre budget.
Vos préférences
Il est également important de fournir des détails sur vos préférences personnelles pour l’événement. Préférez-vous les ingrédients biologiques ? Y a-t-il des restrictions alimentaires ou des allergies alimentaires parmi les invités ? Ces détails aideront votre traiteur à déterminer quel type de repas est le mieux adapté à votre occasion
Invités
En outre, il est important de donner une estimation du nombre de personnes qui assisteront à l’événement afin que votre traiteur puisse planifier en conséquence. Savoir exactement combien de les invités qui seront présents veilleront à ce qu’il y ait suffisamment de nourriture et de boissons pour tout le monde, tout en évitant trop de gaspillage.
Menu
Enfin, selon le type d’événement que vous organisez (mariage, cocktail d’entreprise, anniversaire…), votre traiteur peut avoir besoin de savoir quels articles spécifiques seront inclus dans le menu. Recherchez-vous un repas assis élaboré avec plusieurs plats ? Ou un simple buffet avec des collations légères et des amuse-gueules ? Faites savoir à votre traiteur quel type de nourriture et de boisson vous souhaitez voir servir afin qu’il puisse vous proposer les meilleures options possibles pour votre événement.
Boissons
En matière de boissons, il y a quelques points importants à prendre en compte. Il faut veiller à ne manquer aucune boisson et proposer une variété suffisamment large afin de satisfaire tout le monde. Votre traiteur à Lyon saura vous conseiller et vous proposer des solutions adaptées. Si vous préférez apporter et consommer vos propres boissons et lui faire servir vos bouteilles, demandez-lui s’il pratique le droit de bouchon. Informez-le de vos préférences et éventuellement du règlement de votre entreprise en matière de consommation d’alcool si nécessaire.
Service
Si vous recherchez un traiteur à service complet, assurez-vous de le faire savoir afin qu’il puisse vous fournir un devis précis. Avez-vous besoin que le traiteur s’occupe de l’ensemble du service (mise en place, service, débarrassage) de votre événement ? Si oui, informez-le et faites-lui savoir combien de temps il devra être présent. Des suppléments légaux peuvent être appliqués dans le devis de votre traiteur en cas de service après 22 heures ou le week-end (surtout le dimanche).
Matériel
Enfin, il est important d’identifier vos besoins matériels. L’endroit où sera installé votre repas offre-t-il suffisamment de mobilier ? Pour un buffet ou un cocktail, comptez, par exemple, une table de buffet pour 15 à 20 personnes, hors boissons. Si vous avez opté pour un cocktail et que votre groupe compte plus de 50 invités, vous devez penser à prévoir des tables hautes (une pour 20 personnes). Vous ne disposez pas d’un tel équipement ? Demandez au traiteur de vous le fournir – il peut même l’inclure dans son devis !
Lors de la planification d’un événement avec service de traiteur, il y a de nombreux éléments à prendre en considération pour que tout se passe bien. L’un des aspects les plus importants consiste à identifier vos besoins en équipement et à les communiquer à votre traiteur. Cela l’aidera à vous fournir les meilleures options possibles pour votre occasion. En outre, veillez à communiquer toute restriction ou préférence alimentaire parmi vos invités afin que le traiteur puisse planifier en conséquence. Enfin, assurez-vous de connaître le type de service que vous souhaitez obtenir et la durée de la présence du traiteur. Toutes ces informations vous aideront à garantir un événement réussi et sans stress !